10 рекомендаций о том, как провести продуктивнее встречу.
Это заметка-продолжение о теме менеджемента в жизни дизайнера.

1. Минимальная подготовка

Любая встреча требует минимальной подготовки для всех. Например, лично тебе, чтобы задать вопросы, а клиенту, чтобы ответить на них.

Или нужно понятно описать как пришли к решению, которое презентуете, почему оно лучше чем то что было раньше или просил клиент. Поэтому необходимо чтобы все понимали какой будет формат.

Если все участники будут знать тему обсуждения — то смогут хотя бы как-то подготовиться.

2. Сопроводительный материал

Встреча должна сопровождаться какими либо наработками. Если это обсуждение будущих работ, то нужно хотя бы понимать кто конкуренты и какие есть аналоги на рынке.

Если это повторная встреча, то должны быть материалы, которые необходимо обсудить. Чем больше материалов обсудите на встрече, тем больше шансов двигаться в верном направлении.

Если у вас будут на руках результаты исследований, экспериментов или опросов — пользы будет еще больше.

3. План беседы

В начале встречи обязательно оговаривается формат: Зачем собрались, что можем/будем обсуждать, какие ожидания формируются в конце. Это поможет переключить людей на рабочий темп и сфокусирует внимание на основных деталях.

4. Фиксация данных

На протяжении встречи нужно фиксировать все данные. На бумаге или в заметках — не важно, важно чтобы не было ничего упущено из сказанного.

Подразумевается, что все что вы услышали — должно быть зафиксировано, а поднятый вопрос обязательно решен. Иначе на следующей встрече впечатление об исполнителе испортится из-за его невнимательности: исполнитель в первую очередь профессионал.

5. Работа с ожиданиями

Если от вас не требуется прямо тут же дать какой-либо решительный ответ, старайтесь не торопиться. Чаще всего, быстрые ответы ошибочны, поэтому прежде чем что-то сказать нужно взвесить всё. Часто — и это нормально — глобальные ответы озвучиваются после беседы спустя время.

Лучше недообещать и сделать больше, чем не достигнуть сформированных ожиданий и упасть лицом в грязь.

6. Решения = аргументы

Каждое решение должно быть аргументировано. Если заказчик просит сделать кнопку красной — нужно понять зачем. Если вас спросят почему вы пришли к текущему решению, вы должны тоже дать аргументированный ответ.

Ответ «так кажется лучше» — не аргумент. Вам не обязательно соглашаться с мнением собеседника, но принимать его во внимание — необходимо.

7. Генерация гипотез

На встрече могут быть сгенерированы гипотезы. Возможно, именно они помогут добиться более привлекательного решения. Для этого встречи и проводятся.

Лучше конечно же, если гипотезы будут исходить в первую очередь от вас, но при первых погружениях их может быть больше со стороны клиента. Гипотезы лучше озвучить сразу — возможно их уже пытались отработать и они не дали результата. Часто, клиент более погружен в свой бизнес и продукт, поэтому нужно уметь быть открытым к информации;

8. Встреча = win-win

Вся суть в слове «встреча». Не переговоры, ни беседа, ни продажа, ни защита или не пойми что — задача встречи — достигнуть взаимного понимания и прийти к решениям, которые всех устроят и доведут проект до совершенного вида.

Продажа — тоже встреча, долгосрочная перспектива которой не втюхать ненужную услугу на один раз, а прийти к плодотворному и длительному сотрудничеству.

9. Тезисы в конце

Завершение встречи сопровождается пересказом тезисов. Это самая малозатратная проверка себя на допущение ошибок или невнимательности.

10. Саммари после

По результатам встречи пишутся саммари, формируются таски, отправляются письма со всеми деталями из беседы.

Основная задача этого шага — проверить все ли вы зафиксировали, не упустил ли что-то сам заказчик из виду и правильно ли вы его поняли. В отличие от тезисов, этот шаг потребует от вас больше времени и усилий, но поможет избежать глобальных проблем и ошибок перед началом работы.

Все записи по теме:

Работая удаленно, столкнулся с тем, что люди не планируют встречи для созвонов, а просто зовут и если повезет, то обсуждают вопрос.
Это плохая практика, потому что надо чтобы собеседник не бросал свои дела, а действительно был готов к разговору.

В этом плане я безумно люблю подход в Яндекс Поиске. Ребята скрупулёзно подходят к встречам, потому что свободное время на вес золота.

Чтобы встреча наверняка прошла хорошо и вы все успели обсудить, нужно сделать несколько простых вещей:

1. Договориться о необходимости созвона / встречи;
2. Найди свободное время в графике (календаре) собеседника;
3. Создать правильно встречу

Как понять, что встреча нужна?

Если вопрос нельзя решить за 5-10 минут, то скорее необходимость в живом разговоре есть. Поэтому, первым делом, нужно оповестить устно или письменно о факте необходимости разговора. Например:
«Я хочу встретиться и обсудить проработанные варианты по каталогу товаров и собрать фидбек»

Возможно вы ошибаетесь и собеседник изменит ход событий: «У нас ЧП, поломалась корзина, займись на этой неделе проработкой карусели в поиске».

Поиск окна для встречи

Предположим, вам дали добро. Теперь надо найти свободное время в графике коллеги. Обычно для этого используется расшаренный календарь.

Ищем свободное окно у коллеги которое удобно нам, назначаем событие. Если в команде нет открытых календарей, то встреча назначается устно, а затем все равно создается эвент в Гугл или Яндекс календаре и кидается инвайт на встречу. Так никто не забудет про договоренность и будет занят на это время для других команд.

При создании встречи, нужно учесть несколько нюансов:

1. Надо включить доступность редактировать встречу другими участниками. Это нужно на случай, если надо встречу перенести, отменить или забронировать другую переговорку (если речь об офисе).
2. Название встречи и описание должны быть понятны другим участникам. Т.е буквально надо подписать название так, будто встречу создавали не вы: «Обсудить с askuratov каталог eMoney». Если пояснений много, то есть смысл заполнить поле описания. Это нужно, чтобы коллеги подготовились к обсуждению и могли продуктивно ответить на все возможные вопросы (задать свои).
3. Встречу желательно ставить не следом за уже существующими. Или хотя бы быть готовым к тому, что участник опоздает на 5-10 минут, потому что его могут задержать или нужно физически успеть переместиться в нужную переговорку.

Помимо этого, включите доступ к своему календарю, чтобы вас могли приглашать в свободное время и не дергать вопросами об удобстве. В конце концов можно скрывать подписи событий и отображать только занятость, ведь главное, чтобы коллеги знали когда вы свободны.

Все записи по теме:

Не зависимо от того, протекает ли работа на фрилансе, по договору с другой компанией или внутри команды, лучшим способом держать руку на пульсе и не надоедать — является отчет за недельный спринт.

Зачем нужно подобное письмо
В письме фиксируются актуальные договоренности. На эти договоренности и план вы будете опираться в следующую неделю. Цель таких писем подвести итоги:

1. Отчитаться о проделанной работе и озвучить прогресс. Все ли успевается в срок. Если нет — почему;
2. При необходимости, осветить дополнительные детали прошлой недели;
3. Распланировать план на будущий спринт;
4. Запросить недостающий материал, фидбек, встречи и получить утверждения;
5. Выставить счет за проделанную работу, если есть такие договоренности.

Почему именно письмо?
Письма лучше мессенджеров , потому что мессенджеры подходят для оперативного обсуждения, но содержат много мусора. В письмах же, концентрированный объем самой важной информации, потому что почтовая переписка не требует сиюминутного ответа и позволяет подумать над тем что писать.

Пример письма с полным фаршем выглядит примерно так.
Тут и подписание документов и отчет, и назначение встречи, и всё-всё-всё.

Все записи по теме:

План — нужен для того, чтобы четко для себя выставить приоритетность задач. Иначе в какой-то момент модно сорваться и начать делать все подряд из общего списка «горящих» проблем. С помощью плана можно синхронизироваться с руководителем и тогда он сможет проконтролировать ваши действия: В худшем случае — план скорректируют, в лучшем — ничего не изменится и можно будет спокойно работать.

Подобный стендап не снимет вашей ответственности если руководитель не уследит за перегруженностью и рисками, но увеличит шансы избежать проблем при неправильном планировании. 


Отчет — это самоанализ благодаря план-постфактум. Благодаря отчету удастся систематизировать историю всего дня. Так можно понять что успел, а что нет и самое главное — почему. В среднем на него нужно около 30 минут. Благодаря отчету проявляются второстепенные дела. Например, вы потратили полдня на фидбек фронтендерам из задачи, которую они только взяли в спринт.

Даже если нет нужды афишировать перед кем-либо план и отчёт, это полезно делать в первую очередь для себя. Я считаю что подобная деятельность так же важна, как и не пытаться держать все в голове, а фиксировать данные на бумаге или где либо ещё.

Все записи по теме: